Personnaliser la méthode PRINCE2 selon l’environnement du projet

Retour d'expérience

Tout savoir sur Prince2

« La méthode PRINCE2 peut être appliquée quelque soit la taille, la complexité, l’étendue et la culture de l’environnement auquel appartient le projet, considéré en tant que programme, ou projet isolé. Ainsi, un projet piloté avec la méthode PRINCE2 peut‐il être facilement personnalisé selon son contexte de réalisation.

Il importe avant tout de distinguer :

  • la personnalisation de PRINCE2 ‐ qui implique d’utiliser la méthode à bon escient lors de toute gestion de projet, en s’assurant de l’apport de ressources en quantités adaptées pour permettre la planification, le contrôle, la gouvernance et l’exploitation des processus et des thèmes ;
  • de l’adoption de PRINCE2 ‐ qui en tant que telle au sein d’une organisation relève plus de l’implémentation.

Approche générale pour la personnalisation

Certains projets peuvent laisser à penser qu’ils ne nécessitent pas l’emploi de PRINCE2 en totalité, et incitent de fait à des implémentations partielles de la méthode. Il s’agit‐là d’une compréhension erronée de PRINCE2, dont la spécificité réside dans sa capacité d’adaptation, à condition de n’en rien sacrifier au moment de son application.Ainsi, personnaliser PRINCE2 ne consistera jamais à sacrifier des pans quelconques de la méthode, laissant à penser qu’il pourrait s’agir de modules isolés, indépendants les uns des autres, sans que l’omission d’un ou de plusieurs n’affecte ceux restants. PRINCE2 est un maillage complexe d’éléments interdépendants : les thèmes y sont exploités par les processus; les techniques supportent les thèmes; les individus assumant les rôles du projet créent les produits de gestion. Si le praticien omet un élément, la gestion du projet toute entière s’en trouve affaiblie.

Subséquemment, la personnalisation de la méthode consistera bien plus dans l’adaptation de cette dernière aux facteurs externes (tels que les standards d’entreprise à respecter), ainsi qu’à d’autres facteurs liés au projet lui‐même (tels que l’échelle du projet). Le but étant d’appliquer un niveau de gestion qui ne surcharge pas le projet, mais au contraire permette un contrôle approprié en fonction des contraintes précitées.

Ne pas personnaliser PRINCE2, c’est s’exposer à une gestion « robotique » des projets, si chaque activité de processus est suivie, et chaque produit de gestion délivré, sans plus de questionnement. Il s’agit‐là d’un piège classique de la gestion de projets orientée
« modèles ».

Personnaliser PRINCE2 revient donc avant tout à s’interroger sur comment appliquer et utiliser la méthode avec un maximum de légèreté.

Adapter les thèmes

Adapter un thème ne signifie pas nécessairement modifier la méthode. Dans la plupart des cas, les facteurs environnementaux et liés au projet sont incorporés au sein même des stratégies et des contrôles du projet lui‐même. Les politiques et les standards d’entreprise ou liés à un programme sont consignés et documentés dans la stratégie de gestion des risques, la stratégie de gestion de la qualité, la stratégie de gestion des configurations, et la stratégie de gestion de la communication. Ces produits de gestion ont vocation à décrire les procédures à appliquer au projet dès lors qu’elles satisfont aux exigences de l’entreprise ou du programme. Le niveau de contrôle requis influencera la surveillance, les revues et le reporting, en termes de formalisme et de fréquence.

Adopter les termes et le langage de l’organisation

La méthode peut nécessiter d’être aménagée pour y introduire la terminologie de l’entreprise ou du programme. Par exemple, si l’entreprise ou le programme utilise l’expression « investissement occasionnel » plutôt que « cas d’affaire », il peut être approprié de substituer les termes dans la documentation du projet, à condition toutefois que cela améliore la compréhension.

Adapter les produits de gestion

PRINCE2 fournit des profils de description de produits pour les produits de configuration requérant un usage ou un composition particuliers dans le cadre de leur exploitation par les thèmes et les processus. Au cours de la personnalisation de PRINCE2 , les produits de gestion sont susceptibles d’être adaptés, auquel cas il peut s’avérer nécessaire de modifier leurs descriptions ou de produire des nouveaux modèles plus conformes. Tous ceux impliqués dans le projet doivent connaître clairement et à tout moment : l’objectif de la gestion des produits, ce qu’elle devrait comporter, et quels sont les critères de qualité à évaluer. Par exemple, au
sein d’un environnement commercial, le lot de travaux peut nécessiter d’y inclure le détail des bons de commandes accompagné des conditions de ventes.

Adapter les rôles

La structure d’organisation de PRINCE2 doit être considérée avec attention pour tous les projets. Les profils de description des rôles standards sont fournis dans l’appendice C de l’ouvrage Réussir le Management de projet avec PRINCE2 de l’OGC, mais il faut s’attendre à ce que ces derniers fassent l’objet d’aménagements pour correspondre mieux aux compétences réelles de chacun, dans le contexte du rôle au sein du projet qu’il se verra attribuer.

Prenons l’exemple d’un projet appartenant à un programme, la responsabilité du plan de revue des bénéfices peut incomber au programme. Dans ce cas, cette responsabilité devrait être retirée de la description de rôle de l’exécutif.

Adapter les processus

Toutes les activités des processus dans PRINCE2 doivent être réalisées; il s’agit seulement d’intégrer le fait que les responsabilités liées à la réalisation de ces activités peuvent changer (si des rôles ont été adaptés), à l’identique des références aux produits de gestion qui peuvent devoir changer (si des produits de gestion ont été adaptés). »

Auteur de l’article: Jeff Ball, formateur-consultant PRINCE2, MSP, MoP et P3O chez QRP International.

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